Le pur pyramidal et le pur matriciel (fonctionnel/divisionnel) n’étant pas adaptés à des marchés devenus exigeants en terme de réactivité, les organisations par projet ont vu le jour.
Ce type de fonctionnement s’avère très efficace pour mener à bien des opérations nouvelles, limitées dans le temps, et exigeant la coopération de plusieurs départements.
Il suppose une structure particulière et des comportements adaptés des personnes.
Avec un objectif clair : augmenter la probabilité de terminer à la bonne date, tout en minimisant les coûts.
Existence d’un
projet ?
Un projet existe sous 3 dimensions (nécessaires)
- des performances attendues : un cahier des charges, un objectif à atteindre…(dans un domaine défini)
- des moyens à disposition : ressources humaines, financières, techniques…
- un délai (du temps) sous la forme d’un début et d’une fin (annoncée)
Structure d’un
projet ?
La structure en mode projet est repérable à l’existence de 2 entités en simultanées (en relation)
- un maître d’œuvre, entouré d’une équipe projet
- un maître d’ouvrage, entouré d’un comité de pilotage
Le maître d’œuvre est le chef du projet (opérationnel).
L’équipe projet : un regroupement d’experts (ou plutôt de « champions ») du projet, une variété (multidisciplinarité), en nombre limité (moins de 10, sinon découper en sous-projets)
Le maître d’ouvrage est le « client » du projet, le donneur d’ordre, l’utilisateur, éventuellement le « destructeur ».
Le Comité de Pilotage : composé d’experts, hiérarchiquement supérieurs aux experts de l’équipe projet, en nombre suffisant pour « critiquer » le travail de l’équipe projet, et aider le maître d’ouvrage à faire les choix, au fur et à mesure que le chef de projet lui présentera des options lors du déroulement….
Les phases d’un
projet défini ?
1- analyse de l’existant : recueil des données et tri
2- diagnostic : interne et externe (forces / faiblesses ; opportunités / contraintes)
3- scénarios : toujours plusieurs !
4- bilan socio-économique (après choix du scénario et mise en œuvre)
Le bon déroulement d’un
projet ?
Les 4 P :
- Programmer
- Planifier
- Piloter
- Publiciser
Programmer c’est découper le projet en étapes intermédiaires (phases) facilement maîtrisables à la fois en consommation de ressources et de temps.
Planifier consiste à mettre un calendrier en face des phases pour maîtriser l’enchaînement.
Piloter, suppose la mise en place d’indicateurs (tableau de bord de pilotage) et de définir des « leviers » d’action pour modifier (corriger) le cours du projet si nécessaire.
Publiciser : il est indispensable de communiquer (faire de la « pub ») au début et tout au long du déroulement du projet car les changements apportés par le projet auront des répercussions sur les modes et conditions de travail d’un certain nombre de personnes. S’ils découvrent ces changements trop tard le projet (et ses résultats) risque d’entraîner des blocages !
Un métier : Manager
de projets
Le management par projets correspond à un enjeu crucial
pour les entreprises et est perçu comme un rôle majeur et passionnant.
Pour ce
management hors hiérarchie qui traverse et qui réunit, sur un objectif précis,
plusieurs fonctions de l'entreprise, le responsable de projet doit acquérir de
nouvelles pratiques de management, et en même temps il doit connaître et comprendre
l'organisation de son entreprise pour faire vivre la structure temporaire qu'il
met en place. D'autre part, il doit créer une équipe et la faire travailler
sans avoir de pouvoir hiérarchique sur ses membres.
De la même façon, ce responsable d'un nouveau type est amené à communiquer, à négocier avec différentes hiérarchies. Il doit tenir compte des enjeux de pouvoir s'il veut être efficace. Enfin, l'autonomie de l'équipe et les résultats obtenus sont des éléments gratifiants très importants. Rôle majeur, il est aussi perçu comme un rôle d'avenir.
à ce rôle de responsable de projet, s'ajoutent, dans les structures en réseaux, d'autres rôles transversaux, comme ceux de coordinateurs et d'interfaces, déterminants dans ce type d'organisations.
A part dans certaines entreprises pour lesquelles ce mode structurel et de fonctionnement s’applique sans réserve (sociétés de conseil, d’ingénierie…), le mode projet est surtout utilisé en complément des deux autres modes structurels ; la structure par fonctions (ou division) et la structure par processus (chaîne de valeur) : la structure projet sert alors pour préparer des changement ponctuels (structurels ou opérationnels)
Attention : l’antinomie est au cœur de la démarche projet
En effet le triangle performances /moyens / délais est difficile à équilibrer.
Par ailleurs la structure même de projet entre souvent en opposition avec la structure d’autorité formelle (organigramme).
Le projet : un mode adapté au changement avec seuil.
Un peu d’humour pour finir :
Les 6 étapes d’un projet d’informatisation (vues par IBM)
1- enthousiasme sauvage
2- désillusion
3- confusion totale
4- recherche des coupables
5- punition des innocents
6- promotion des non-participants
(En complément :
voir approche projet type V2000)