La Théorie des systèmes apparaît plus aujourd'hui
comme une méthode d'approche des problèmes, à l'instar de celle de Descartes.
==> l'"approche systémique".
L'origine de cette approche correspond au souci de sortir du cadre
limité de la pensée cartésienne, notamment lorsqu'il faut appréhender une
grande complexité.
Un objet complexe se caractérise par un nombre important de relations entre
les éléments qui le constituent, alors qu'un objet compliqué est caractérisé
par un nombre important d'éléments.
L'analyse cartésienne s'applique bien au domaine du compliqué, mais mal
aux domaines du complexe. Tableau de J.L Le Moigne ("Théorie du Système
Général")
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Analyse cartésienne |
Approche systémique |
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1- Evidence |
1- Pertinence |
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2- Hiérarchie |
2- Synergie |
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3- Causalité |
3- Finalité |
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4- Exhaustivité |
4- Echantillonnage |
Qu'est-ce qu'un système ?
"Ensemble d'éléments en interaction dynamique, organisés en
fonction d'un but." (Joël de Rosnay).
ð un système est constitué
d'éléments et de relations entre ces éléments,
ð un système est finalisé,
ð un système est un tout,
irréductible à ses parties,
ð un système est organisé.
Exemple de systèmes :
ð un réseau d'ordinateurs :
ensemble d'ordinateurs reliés entre eux et fonctionnant dans le but de
mémoriser et de restituer des informations (système physique).
ð le corps humain : vu comme
un ensemble d'organes en interaction.
ð un service comptable :
ensemble de personnes, d'équipements, de documents dont le but est d'assurer
l'enregistrement des flux financiers de l'entreprise.
L'entreprise est un système "ouvert" : qui a des interactions
avec le monde qui l'entoure.
Un système ouvert se définit dans son environnement. Ce
qui sépare le système de son environnement est la frontière.
A l'inverse, la frontière délimite ce qui fait partie du système et ce
qui n'en fait pas partie.
=> un des problèmes les plus délicats dans la pratique de l'approche
systémique est dans l'identification de la frontière.
La première qualité d'un système ouvert est sa capacité d'adaptation
aux fluctuations de son environnement (afin d'assurer sa survie).
Ces adaptations se font par rétroaction ("feed-back").
Dans le processus de rétroaction, la réaction de la sortie sur l'entrée
se fait par l'émission d'informations sur l'état de la sortie, transmise
à l'entrée (contrôle du système).
Dans toute l'approche systémique, l'information et les réseaux
d'informations jouent un rôle privilégié : toute modification d'un système,
toute la coordination de l'ensemble d'un système se fait à partir
d'informations.
L'information, l'énergie et la matière peuvent être aussi bien des
entrées que des sorties : la frontière régule les flux entrants et sortants ;
c'est un filtre d'entrée-sortie.
Un système peut être constitué de sous-systèmes, éléments qui
interagissent avec d'autres éléments pour accomplir un but, pour produire une
sortie qui est une entrée pour un autre système ou sous-système.
Ces échanges entre sous-systèmes peuvent être de l'information, de
l'énergie et de la matière.
Le contrôle d'un système est l'action qui consiste à mesurer les
performances, ou les comportements du système, afin de le guider vers
l'accomplissement de ses buts.
Pour conserver un système sous contrôle, quatre
conditions sont nécessaires :
ð un ou des buts
prédéterminés,
ð un moyen de mesure des
performances,
ð un moyen de comparaison
pour déterminer les variations entre les performances et les buts fixés,
ð un moyen de correction ou
d'ajustement.
"Un plan qui ne contient pas d'objectifs mesurables ne sert à
rien."
La finalité de tout système de contrôle est de pouvoir engendrer une
action corrective : la rétroaction est le mécanisme qui permet d'engendrer
cette action corrective.
La capacité d'adaptation du système est sa capacité d'adopter un
comportement favorable à la réalisation de ses buts, compte tenu des
fluctuations de l'environnement.
On dit d'un système qu'il est capable d'apprentissage s'il sait
utiliser les résultats de l'expérience passée pour modifier les
caractéristiques de son comportement dans le temps afin de toujours mieux
s'adapter aux nouvelles conditions de l'environnement. Il faut qu'il soit doté
d'une mémoire.
Un modèle est la représentation d'un système réel.
L'approche systémique consiste à élaborer des modèles capables de
décrire ou de simuler globalement ou partiellement le comportement des systèmes
étudiés.
L'approche systémique procède par analogie.
Plus le système étudié est complexe (et l'entreprise est un système très
complexe), plus on a de mal à élaborer des modèles.
Aussi, on prend parfois comme modèle des systèmes naturels (le système
nerveux humain et l'entreprise chez Stafford Beer).
L'utilisation de la modélisation peut se faire :
ð pour améliorer et
transmettre la connaissance du système (comparaison avec d'autres modèles),
ð pour agir sur le système
(par simulation, par modification d'une entrée du système....).
Le système-entreprise est ainsi constitué d'éléments : personnels,
produits finis, informations, matières premières...
Ces éléments peuvent s'agencer en sous-systèmes, en interaction et
communiquant entre eux en échangeant des flux : de matières, financiers,
d'information, psychologiques...
L'organisation de ces relations constitue différentes structures
L'entreprise-système est soumise à différents mécanismes de régulation
homéostatique ("demeurer constant") qui tendent à la stabiliser:
régulation avec l'environnement, régulation entre les sous-systèmes internes...
L'intérêt majeur de l'application de l'approche systémique à l'entreprise
réside dans le fait qu'elle est à la fois dynamique et globale.
Globale, elle conduit à prendre en compte plus de variables (sociales,
techniques, environnement, ...) que d'autres approches.
Dynamique, elle conduit à considérer l'entreprise comme un système
d'actions et donc à :
ð montrer que toute décision
a pour unique but l'action,
ð mettre l'accent sur les
différents flux qui la traversent et sur l'interaction entre ces flux,
ð considérer que
l'entreprise est en perpétuelle évolution.
Un exemple de modèle :
Les travaux théoriques sur les modèles de décision et sur la
représentation de l'entreprise comme système (c'est à dire dotée de finalités,
d'une structure et soumise à des mécanismes de régulation) ont conduit les
chercheurs en gestion à élaborer une représentation de l'entreprise que l'on
appelle le système managérial ou encore le système de gestion.
=> Le "système de gestion" est un "modèle" de
l'entreprise.
Il peut être découpé en quatre sous-systèmes :
ð Finalisation
ð Organisation
ð Animation
ð Contrôle
Le rôle du système de finalisation est de déterminer des objectifs de
l'entreprise à tous les niveaux de l'organisation et pour toutes les fonctions
(production, commercial, ressources humaines).
On passe ainsi d'objectifs très généraux à toute une hiérarchie de
sous-objectifs de plus en plus précis et délimités.
Au plus haut niveau, ce sont les finalités de l'entreprise : elles
traduisent les grandes missions que les dirigeants fixent vis-à-vis de
l'environnement ou des différents partenaires.
=> Les finalités expriment la raison d'être de l'entreprise.
Elles sont fondées sur les motivations des dirigeants, sur leur système
de valeurs, sur leur culture et elles fondent elles-mêmes le système de valeur
de l'entreprise.
A un niveau plus bas, on définit les buts : ils sont d'ordre
qualitatifs, ils précisent les grandes options à satisfaire pour atteindre les
finalités.
A un niveau encore inférieur, on élabore des objectifs. Ceux-ci sont
quantifiés, ou au moins mesurables.
Ils correspondent à l'expression des buts sous la forme d'actions à
réaliser. Les objectifs sont eux-mêmes formulés suivant une hiérarchie
descendante déterminant des actions encore plus spécifiques.
Les objectifs doivent être cohérents et compatibles entre eux.
Ils doivent être réalisables et crédibles (pour ceux qui ont à les
atteindre !)
Ils doivent être acceptés par les personnels concernés.
La distinction entre finalités, missions, et buts reste souvent floue et
chaque entreprise utilise sa propre hiérarchisation en fonction de son langage
interne.
Chaque objectif d'un niveau donné apparaît comme un moyen pour atteindre
une fin (objectif d'ordre supérieur).
L'enchaînement des objectifs est donc une hiérarchisation de fins et de
moyens.
=> L'un des rôles du manager est d'exprimer de façon rationnelle
cette hiérarchie.
Cette pratique de la formulation d'objectifs hiérarchisés dans
l'entreprise a conduit à un mode de management que l'on nomme Direction Par
Objectifs (DPO).
L'activité de planification consiste à concevoir pour l'entreprise un
"futur souhaitable", et les moyens nécessaires pour parvenir à la
réalisation de ce futur.
Planifier suppose :
ð déterminer des objectifs,
ð déterminer des ressources
nécessaires pour atteindre ces objectifs,
ð déterminer des étapes à
franchir.
La planification n'est pas la prévision !
C'est une activité de choix parmi différentes possibilités. Elle
s'exprime à travers des plans (avec différents niveaux de décision de
l'entreprise). Elle est une préparation à l'action.
Les plans jouent un rôle mobilisateur et stimulant. Il est important
qu'un nombre élevé de personnes participent à leur élaboration et y adhèrent
(Management Participatif).
=> la planification facilite la délégation (décentralisation). les
plans constituent des cadres d'action donnant une latitude.
On distingue deux grandes catégories de planification :
ð la planification stratégique
qui concerne la détermination des objectifs généraux et qui engage l'entreprise
à long terme.
=> le plan stratégique fixe les objectifs ainsi que les stratégies et
les politiques à suivre.
NB : Les politiques sont les lignes directrices que l'entreprise doit
suivre. Les stratégies indiquent la manière d'utiliser les ressources.
ð la planification
opérationnelle, ou "tactique" définit l'affectation des ressources
pour chacune des fonctions, à partir des stratégies et des politiques. ==>
Plans à moyens et courts termes tels que budgets (d'investissement, de
fonctionnement) et découpage dans le temps.
Autres types de plan :
ð les procédures : elles
décrivent la suite des tâches pour accomplir un travail.
ð les programmes :
procédures qui spécifient les activités, quand, par qui, avec quelles
ressources.
ð les méthodes : comment
exercer les tâches.
ð les standard : normes de
performances à atteindre.
Le système de Planification apparaît comme le système qui structure les
activités et les décisions dans l'entreprise.
Il qualifie tout ce qui a trait à la structure de l'entreprise et donc
aux relations entre les éléments qui la composent.
La raison d'être du système d'organisation est l'agencement des
activités et des ressources humaines, technologiques, financières et
informationnelles en vue de réaliser les objectifs prévus.
Ce système décrit :
ð les responsabilités et
l'autorité de chacun,
ð les relations entre les
membres et les services de l'entreprise,
ð le regroupement des
diverses activités,
ð les tâches à réaliser et
l'affectation des individus aux tâches.
Le rôle du système d'animation est de générer l'action, de faire
exécuter par les membres de l'organisation le travail nécessaire à la
réalisation des objectifs de l'entreprise. => mener l'organisation à une
meilleure efficacité.
L'efficacité de l'organisation a :
ð une composante économique
: l'efficacité se mesure en terme de rentabilité ou de profit,
ð une composante sociale :
l'efficacité se mesure en terme de satisfaction des individus dans
l'entreprise.
D'où des notions comme :
ð le leadership ou capacité
d'influencer les membres de l'entreprise pour leur faire comprendre la
nécessité d'accomplir leur travail.
ð la motivation : tous les
éléments qui incitent les individus à agir dans un sens favorable à la
réalisation de leurs objectifs.
ð la formation et la
culture.
Le système de Contrôle est le complément du système de Planification. Il
assure la régulation nécessaire à la survie, à la poursuite et à la réalisation
des objectifs.
=> le but du contrôle est de maintenir l'entreprise en phase avec ses
objectifs ; les composantes de ce système sont des informations.
Le contrôle est un processus qui comprend 4 phases :
ð identification des
critères de performance (à partir des objectifs fixés),
ð établissement des normes
ou des niveaux de performances souhaités,
ð comparaisons entre les
performances réalisées et les normes fixées : évolution des écarts,
ð application de mesures de
correction, de façon à atteindre les objectifs.
Le contrôle porte sur des éléments quantitatifs
(coûts, délais, nombre de produits)... ou qualitatifs.
Caractéristiques :
1- le contrôle porte sur les trois dimensions : l'efficacité,
l'efficience, la pertinence.
2- la valeur d'un système de contrôle se mesure à sa capacité de
réaction.
3- le contrôle se fait par exception : repérer les points-clé à
contrôler et laisser de côté les éléments secondaires.
4- détecter l'écart au moment où il survient ==> auto-contrôle,
contrôle à la source.
Article : « IBM et le révélateur de pertinence »