Fonction
Information
et le modèle Informationnel
Information =
"connaissance communiquée sur les faits et les événements".
Information = ressource (comme la
matière ou l'énergie)
ð matière consommable : utile à la réalisation
du produit mais pas incorporée
ð matière première (dans une banque) : elle entre dans le processus de
production.
Mission
CT : assurer la
bonne utilisation de l'information formelle, allant jusqu'à l'aide apportée aux
utilisateurs pour bien l'utiliser dans la décision et dans l'action.
LT : faire
progresser le contenu et la forme de l'information, ainsi que la manière de la
faire circuler.
Utilité de l'information
L'information est
ce qui modifie la perception d'une situation. Elle est la combinaison de
données pertinentes, ayant un sens pour le récepteur au moment où il les
traite.
L'information sur
un événement est destinée à réduire notre incertitude sur cet événement.
L'information
permet de "construire des modèles" de la complexité de l'entreprise
et de son environnement, et d'envisager des modes d'action sur cette
complexité.
L'information sert
à prendre une décision.
La direction
de l'entreprise nécessite des informations à 3 niveaux :
ð l'allocation de
ressources, la définition de la stratégie,
ð le choix et l'optimisation
des moyens, le pilotage tactique,
ð l'exécution et la mesure
des réalisations, la conduite opérationnelle.
==>
3 systèmes d'information qui peuvent être intégrés ou non.
Système d'information
Le SI est couplé
au système opérationnel (dont il est un représentation cohérente, complète, actuelle,
non redondante et structurée) et au système de décision-pilotage dont il est le
support.
Concevoir un SI,
c'est construire un modèle de la réalité, à la fois image de cette réalité et
vue abstraite des ensembles des données et des programmes (dans l'ordinateur).
Le SI est
constitué des moyens humains et matériels nécessaires pour : recueillir,
traiter, stocker, mettre à disposition les informations (et aussi entretenir le
système lui même).
Information
n'est pas communication
L'information sert
à travailler (ce qu'il faut savoir pour agir). La communication sert la
socialisation.
L'information
concerne la synchronisation des activités. La communication concerne leur
continuité, le sens qu'on leur donne, la diachronicité.
Il n'y a pas de
Fonction Informatique mais un Service Informatique.
L'informatique est
un moyen. L'ordinateur est un outil.
Il faut organiser
avant d'informatiser : cela ne signifie pas qu'il faudra informatiser ! c'est
comme si organiser la production devrait conduire à automatiser !
L'information
devient une ressource de plus en plus critique de l'entreprise : l'organisateur
trouve dans l'organisation de l'information un métier prometteur.
Le besoin de
méthodes (d'organisation de l'information !!) ... en amont des méthodes
d'informatisation.
L'organisation
découle de la stratégie de l'entreprise dont elle doit assurer la mise en
oeuvre de la façon la plus performante possible.
Le SI fait partie
du domaine de l'organisation : il doit être étudié et choisi pour servir la
stratégie, les fonctions et les processus de production.
Le système
informatisé (informatique) doit être conçu et mis en place comme le sont les
équipements dans un système de production.
L'information
prend son sens par l'utilisation qu'en font les acteurs : caractéristiques
personnelles et collectives, enjeux et jeux de pouvoir !
La fonction Information
ne se réduit pas au Contrôle de Gestion (cf. Fonction Finances).
Intégration
Le temps
"utile" est différent du temps "réel".
Un système intégré
est celui où toute opération est accessible, en temps utile, à tout
utilisateur.
Le degré
d'intégration se mesure entre utilisateurs de différents niveaux et entre un
utilisateur et d'autres de même niveau.
Il est plus facile
de connaître le "coût" (?) d'une information que sa
"valeur" !
L'appréciation
de la valeur se fait par :
ð la pertinence,
ð la précision (clarté,
compréhensibilité),
ð la justesse (fiabilité),
ð la représentativité (du
domaine où s'exerce la décision)
et
lorsqu'elle arrive "au moment voulu" pour prendre la décision.
Tout manager
recherche, dans le SI, un fort degré de flexibilité et la possibilité de réagir
rapidement grâce à une information à jour.
Plus l'entreprise
grandit, plus il faut déléguer, contrôler, faire circuler l'information. ==>
le SI indispensable
Tout manager doit
accepter de mettre à disposition les informations qu'il possède : sinon pas de
délégation possible.
Le SI est rarement
justifié par des considérations de productivité : les ordinateurs ne sont plus
utilisés pour réduire les coûts.
Le SI ==>
ressource de l'entreprise pour générer (et supporter) productivité et services
nouveaux.
Structure
La fonction
Information se limite souvent au Service Informatique (sur le plan structurel)
=> s'occuper de l'ordinateur, avec des sous-fonctions d'études,
d'exploitation, de système.
Puis la
décentralisation a vu le jour (grâce à la technique)
ð de la saisie des données
(terminaux),
ð de l'écriture des
programmes (sous-traitance),
ð de la maintenance...
Les nouvelles techniques entraînent de nouvelles sous-fonctions.
ð L'administration des
données (en général centralisée car garantie pour toute l'entreprise).
ð L'administration des
réseaux (la diversité des protocoles de liaison).
ð La "bureautique"
et les besoins d'interface ! (la micro-informatique en général)
ð La sécurité : autrefois
limitée à la fiabilité de la machine et des données, elle concerne
principalement aujourd'hui les aspects réseaux (systèmes "ouverts").
Les utilisateurs
"posséderont" de plus en plus leur outil et leurs applications.
Le Directeur du
Service Système d'Information est rattaché à la DG, coiffe l'informatique et
maîtrise souvent (encore) la fonction Organisation : DSIO ou DOI.
Les Méthodes
1- Organisation de l'information
=
description, analyse, amélioration de la circulation des informations, dans le
but de concevoir le SI.
Objectif :
rationaliser et simplifier les circuits par rapport à l'utilisation des
informations, pour la décision et l'exécution. La connaissance des besoins des
utilisateurs : si "facile" à connaître pour un processus de
production ; si "difficile" pour de l'information
Difficulté :
construire un interface entre organisateur, informaticien, utilisateur et
répartir les tâches entre eux.
2- Informatisation
(ce ne sont pas
des méthodes d'organisation !)
La réalisation
d'un Système d'Information Informatisée passe par plusieurs périodes, comme
tout projet :
Ø La conception ==>
spécification du SI 3 qualités :
ð adéquation au problème
(évolutivité)
ð complétude
ð cohérence
Ø La réalisation ==>
le système informatisé
Ø La maintenance ==> correction des erreurs
et adaptation
Analyse
et conception organisationnelle. Suit la chronologie suivante :
Conception système, diverses "méthodes" :
ð approche orientée
"données" (inventaire des données et structuration),
ð approche orientée
"traitement" (spécification des fonctions, inventaire des tâches
utilisateur),
ð approche orientée
"temps" ou dynamique,
ð approche orientée
"objet" : découpage modulaire du système en parties représentées par
un état, une identité,un comportement, sur lesquelles on peut agir.
Conception technique (suppose connus les outils de réalisation)
Difficultés
rencontrées :
ð la représentation des
processus et données
ð nécessité de modéliser les
processus et flux
ð des interlocuteurs
différents (gestionnaire, informaticiens...)
ð nature et niveau de détail
différent suivant les phases ==> un "langage commun" pour chaque
phase
Le niveau d'abstraction :
ð plus le niveau d'abstraction est faible, plus il est
aisé de prendre en compte une grande variété de composants
ð plus le niveau d'abstraction est élevé, moins il est
aisé de prendre en compte cette variété : la description est plus simple, plus
concise mais moins variée.
==>
démarrer à faible niveau d'abstraction, puis augmenter progressivement lors des
phases techniques.
Une conception organisationnelle
de qualité est toujours un préalable indispensable à la réussite de
l'informatisation d'un système.
On constate un
déplacement des efforts consentis de la réalisation vers la conception (amont)
de même qu'un accroissement de la part de la maintenance (aval). (même
constatation que pour la mise au point de nouveaux produits)
Les apports de l'informatique
"Seulement 5%
de l'information utile à l'entreprise est traitée de façon informatique !"
Avec le progrès de
la "digitalisation" ou "numérisation", ce chiffre devrait
augmenter.
Dans le Tertiaire,
la banque est un gros consommateur d'information (sa matière première) et
utilisateur d'informatique (instrument de production).
Dans la Production
industrielle, après une période d'excès, les CIM ont retrouvé plus de
"modestie" : analogie avec la robotisation et l'automatisation.
Dans
l'Entreprise en général, l'outil informatique apporte :
ð un gain de productivité
(réduction de manipulation de documents, suppression des doubles saisies,
suppression des contrôles, synchronisation des tâches et transmission plus
rapide),
ð l'efficacité (logiciels de
présentation, de modification de texte, de construction de modèles, de
simulation d'hypothèses, de communication plus explicite, de meilleur
utilisation du temps),
ð de gain de qualité
(présentation de documents et informations, temps d'accès, suppression de
travaux fastidieux source d'erreur, enrichissement du travail...),
ð de meilleur service (au client...)
==>
pour obtenir tous ces gains et éviter les déboires, il est nécessaire de
considérer l'informatisation comme un problème d'organisation.
L'organisateur
doit utiliser les nouveaux moyens informatiques pour faire évoluer les
structures, le fonctionnement de l'entreprise et les méthodes de travail.
Pour évaluer un SI
ð quelle est la valeur
ajoutée ?
ð quelle perception en
a-t-on dans l'entreprise ?
ð qu'apporte le SI pour
l'élaboration et la réalisation des objectifs de l'entreprise ?
ð en quoi les nouvelles
techniques aident-elles à la prise de décision et à l'accroissement des
performances ?
Un SI ne se
contente plus de fournir des données : il doit permettre de produire une image
de la situation et de montrer la façon dont réagit l'entreprise.
On ne parle plus
de "temps de réponse" et de "temps d'utilisation" des
postes de travail, mais de développement de marchés, de réduction des coûts de
production, d'internationalisation (des finances) et d'innovation...
Les Hommes
La Fonction
Information a besoin d'organisateurs et d'informaticiens.
Les
organisateurs doivent avoir :
ð qualités de dialogue,
rigueur, équilibre,
ð expérience variée de
terrain (opérationnel),
ð connaissance des théories et
techniques de l'organisation,
ð connaissance des
techniques de conception des SI,
ð connaissances des outils
informatiques.
Les
informaticiens doivent "équilibrer" leur secteur d'appartenance à la corporation
informatique et leur connaissance des métiers de l'entreprise (surtout s'ils
participent à la stratégie).
Le Directeur
Informatique devient un architecte du SI.
Les entreprises
auront besoin de bons chefs de projet qui connaissent le développement
informatique, mais aussi l'entreprise et son métier.
==>
Les organisateurs peuvent être des chefs de projet efficaces.
Tendances
1- Automatiser les
méthodes de conception => coûts élevés et résultats décevants !
2- Plus grande
intégration des différents outils : => le multimédia et les avancées de
"l'ère numérique"
3- La sécurité
Informatique : physique, intellectuelle, morale...
4- Les réseaux
5- L'Echange de
Données Informatiques EDI --> vers une normalisation --> accompagne le
"Juste à Temps" en production !!
6- Les systèmes
d'information pour Dirigeants (SID) => aide au pilotage et à la décision
(balbutiements et difficultés !!)
7- Le retour à
l'organisation (après les modes de down-sizing et du re-engineering)
Articles : « ERP, la nécessaire refonte de l’organisation »
« Anticiper pour mieux fidéliser »